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Fiche conseil n°2 : L’organisation d’événements : pourquoi choisir un pro ?

Les beaux jours sont de retour, l’été arrive à grands pas… et l’envie de sortir du quotidien commence à se faire sentir. Pour les particuliers, il s’agit alors de prévoir des événements entre amis afin de profiter de la douceur ambiante, ou d’organiser de grands événements familiaux, comme les mariages, baptêmes et cousinades.

Pour les professionnels, il s’agit davantage d’événements pour les employés ou les clients. Afterwork, séminaires, soirées de gala ou même repas d’entreprise… Les possibilités sont multiples ! Une personne est alors généralement désignée en interne, ou un service, afin de mener l’organisation de l’événement à bien.

Choix du traiteur, liste des invités, coordination du jour J… Toutes ces tâches se rajoutent à celles du quotidien, rendant l’organisation ardue, et augmentant le risque d’oubli, pouvant mener à certaines complications le grand jour. C’est pour éviter ces désagréments que le choix d’un organisateur d’événements est tout indiqué.

Dans l’idée générale, faire appel à un prestataire d’organisation d’événements est uniquement réservé aux grandes entreprises. C’est faux. Toutes les sociétés peuvent faire appel à un tiers pour répondre à leurs besoins. Cela amène également certains avantages : respect d’un budget défini, tarifs négociés avec les fournisseurs, conseils avisés pour le jour J, connaissances des règlementations en vigueur, coordination prenant en compte la sécurité de tous, etc... De plus, cela permet d’alléger les tâches de la personne ou du service en charge de l’organisation. Il peut y avoir, bien sûr, un interlocuteur dédié, mais en choisissant un professionnel de l’événementiel, vous gagnez du temps, de l’énergie, et de l’argent.


Calendrier chargé
Votre calendrier est chargé ? Faites sous-traiter l’organisation de vos événements !


Quelques astuces

Voici quelques astuces pour une bonne organisation :

  • Définissez clairement l’objectif de votre événement (par exemple, renforcer l’harmonie de l’équipe, faire connaître la société, remercier les clients fidèles…).
  • Plafonnez le nombre de participants, afin de pouvoir bloquer un budget fixe. Pour les événements ouverts au plus grand nombre, essayez tout de même de définir un maximum à ne pas dépasser, ou alors prévoyez un budget plus large et aménageable au besoin.
  • Étudiez les réglementations, les consignes de sécurité, et les normes hygiéniques en vigueur. Par exemple, lors du choix du traiteur, vous devez vous assurer, entre autres, que la chaîne du froid sera respectée et que les installations seront conformes, afin de ne mettre aucun convive en danger.
  • Assurez-vous qu’aucun détail ou scénario n’ait pu être oublié lors de la conception de l’événement. En effet, on s’aperçoit souvent en organisation d’événements que l’imprévu oublié est souvent celui qui se produit !
  • Vous avez à présent les premières clés pour l’organisation de votre événement ! Pour tout besoin, n’hésitez pas à contacter Les Moussaillons ! En effet, au-delà de l’organisation de votre événement, nous pourrons également vous accompagner dans la communication autour de celui-ci !